CHƯƠNG VIII
CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
I. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
A. Thủ tục hành chính là gì?
906. Thủ tục hành chính được hiểu là trình tự, thể thức thực hiện hồ sơ và yêu cầu hay điều kiện do Toà Tổng Giám mục, các Uỷ ban hoặc giáo xứ… quy định, để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.
Trong đó:
– Trình tự thực hiện là thứ tự các bước tiến hành thủ tục hành chính khi giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.
– Hồ sơ là những loại giấy tờ, tài liệu có liên quan với nhau về vấn đề, sự việc mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình để thực hiện thủ tục hành chính giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.
– Yêu cầu hay điều kiện là những đòi hỏi mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính phải đáp ứng hoặc phải làm khi thực hiện một thủ tục hành chính cụ thể.
B. Các thủ tục hành chính trong Tổng Giáo phận Hà Nội
Thủ tục xin thiết lập Cộng đoàn Dòng tu
907. Trình tự:
1. Bề trên Dòng tu gửi đơn đệ trình Đức Tổng Giám mục, trình bày về mong muốn thiết lập cộng đoàn tại Tổng Giáo phận Hà Nội, hoặc để đáp ứng một đề nghị về nhu cầu phục vụ tại một cộng đoàn tín hữu. Đơn này cần đề cập vấn đề đất đai (vị trí, diện tích, nguồn gốc và chủ quyền) và có chữ ký của cha xứ nơi sẽ lập cộng đoàn.
2. Sau khi nhận đơn, Bề trên Giáo phận sẽ xem xét hoàn cảnh, điều kiện hợp đồng giữa cộng đoàn đức tin địa phương và Dòng tu… Nếu phù hợp sẽ ra quyết định cho phép thiết lập Dòng tu hoặc hợp đồng phục vụ tại Giáo Hội địa phương hoặc sẽ từ chối.
3. Chỉ sau khi nhận được quyết định thiết lập cộng đoàn Dòng tu hoặc hợp đồng phục vụ tại Tổng Giáo phận Hà Nội, Dòng tu mới được xúc tiến các công việc để hiện diện: việc mua đất, xây dựng cơ sở vật chất, đưa tu sĩ về hiện diện và hoạt động…
908. Hồ sơ bao gồm:
– Đơn xin thiết lập Cộng đoàn Dòng tu có chữ ký của Bề trên;
– Bản tóm tắt về Hội dòng, linh đạo, ơn gọi và sứ mạng;
– Đơn xin của cha xứ (nếu giáo xứ xin một Cộng đoàn Dòng tu hiện diện);
909. Yêu cầu:
– Trụ sở Tu viện của các Dòng tu, cần tách biệt khỏi giáo xứ, xét cả về phương diện đất đai, cơ sở vật chất và hoạt động riêng của cộng đoàn Dòng tu. Để hiện diện cách chính thức và hợp pháp tại Tổng Giáo phận Hà Nội, Hội dòng, Tu đoàn Tông đồ hoặc Tu hội cần phải có sự chấp thuận bằng văn bản của Giám mục Giáo phận, trước khi xúc tiến các bước tiếp theo là mua đất, xây dựng cơ sở vật chất và lưu trú.
– Các tu sĩ linh mục được sai đến để coi sóc một giáo xứ theo hợp đồng giữa Giám mục Giáo phận và Bề trên Nhà Dòng tại Tổng Giáo phận không có nghĩa là được phép thiết lập cộng đoàn. Nhà Dòng muốn thiết lập cộng đoàn phải xin phép Giám mục Giáo phận với một thủ tục riêng rẽ. Chỉ sau khi đã có phép minh nhiên mới được xúc tiến việc thiết lập cơ sở vật chất. Các cơ sở này phải tách biệt với đất đai của giáo xứ.
Thủ tục xin chia tách và thiết lập giáo xứ
910. Trình tự: Cha xứ là người đứng đơn xin nâng một cộng đoàn giáo họ thành giáo xứ. Giám mục Giáo phận sẽ tham khảo ý kiến Hội đồng Linh mục và quyết định. Sau khi nhận được quyết định thành lập giáo xứ mới, cha xứ cần tổ chức một thánh lễ tạ ơn và tuyên đọc quyết định này.
911. Hồ sơ bao gồm:
– Đơn xin thiết lập giáo xứ, có chữ ký của Cha xứ. Đơn này bao gồm các chi tiết: số tín hữu, hội đoàn, diện tích đất đai và cơ sở vật chất và địa giới hành chính của giáo xứ định thiết lập.
– Bản tóm tắt về lịch sử hình thành giáo họ.
– Biên bản họp Hội đồng Mục vụ Giáo xứ về việc xin cho một giáo họ lên giáo xứ. Sự thống nhất về các chi tiết phải được thể hiện trong văn bản: tên giáo xứ mới, các giáo họ trực thuộc giáo xứ mới, Thánh Bổn mạng và ngày mừng lễ, ngày chầu lượt…;
– Bản liệt kê các cơ sở vật chất, các tài sản trực thuộc sự quản trị của giáo họ, bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các giấy tờ tương đương;
912. Điều kiện: Để được Bề trên xét thiết lập giáo xứ, các giáo họ cần đáp ứng các điều kiện: có trên 500 tín hữu, đã xây dựng nhà thờ, nhà xứ, có các hội đoàn đủ để giáo xứ có thể hoạt động độc lập.
Thủ tục xin cử hành hôn phối
913. Trình tự: Đôi bạn gặp cha xứ (bên nam hoặc bên nữ) xin hướng dẫn; xác định nơi kết hôn; điền tờ khai trước khi kết hôn, rao hôn phối, tập nghi thức, cử hành và ký sổ.
914. Hồ sơ bao gồm:
– Giấy giới thiệu kết hôn: Xác nhận cư sở, tình trạng hôn nhân, bí tích. Cha xứ có bổn phận cấp giấy giới thiệu, không được từ chối vì lý do đương sự không đi hoặc ít đi tham dự lễ, không tham gia sinh hoạt, không đóng góp…
– Chứng thư Rửa tội và Thêm sức (không quá sáu tháng);
– Tờ khai kết hôn;
– Chứng chỉ giáo lý hôn nhân;
– Bản sao giấy đăng ký kết hôn dân sự;
– Giấy rao hôn phối;
– Giấy chuẩn các ngăn trở (ví dụ: hôn phối khác đạo, thiếu tuổi…), hoặc các trường hợp đòi buộc khác.
915. Trường hợp thiếu giấy đăng ký kết hôn dân sự487, kết hôn hỗn hợp… cần xin phép Đấng Bản quyền địa phương để được hợp luật.
Thủ tục xin Đức Giám mục dâng lễ hoặc viếng thăm mục vụ
916. Trình tự:
– Cha xứ làm đơn xin Đức Giám mục về dâng lễ, nêu rõ: lý do, thời gian, địa điểm, gửi về Văn phòng Toà Tổng Giám mục (có thể gửi qua email).
– Văn phòng sẽ tổng hợp và trình lên Đức Giám mục.
– Sau khi Đức Giám mục ấn định thời gian và địa điểm. Văn phòng sẽ thông báo, hướng dẫn và gửi kèm nghi thức cũng như các thông tin cần thiết cho việc cử hành Thánh lễ.
917. Việc xin lễ cần được thể hiện bằng đơn để tránh quên sót. Bề trên sẽ sắp xếp ưu tiên theo thời gian nhận đơn và ưu tiên mục vụ của Đức Giám mục.
Thủ tục xin hỗ trợ tài chính
918. Trình tự:
– Cha xứ làm đơn xin Đức Giám mục hỗ trợ tài chính, gửi về Văn phòng Toà Tổng Giám mục.
– Văn phòng chuyển tới Đức Tổng Giám mục xem xét, bàn hỏi và quyết định.
– Quyết định hỗ trợ tài chính được thể hiện bằng văn bản, chuyển Ban Quản lý để tiến hành giải ngân.
– Việc giao nhận tiền hỗ trợ phải được ghi nhận bằng biên bản Giao nhận, có đầy đủ chữ ký của Cha Quản lý, cha xứ và đại diện Hội đồng Mục vụ Giáo xứ.
919. Hồ sơ:
– Đơn xin hỗ trợ tài chính, nêu rõ mục đích sử dụng và số tiền cần hỗ trợ.
– Bản dự toán chi tiết đã được Đức Giám mục phê duyệt (nếu là kinh phí tổ chức các sự kiện).
– Dự toán chi tiết do đơn vị tư vấn thiết kế cung cấp (nếu là các dự án xây dựng, trùng tu).
– Quyết định cho phép xây dựng hoặc trùng tu đã được Đức Giám mục phê duyệt.
920. Yêu cầu:
– Mức sử dụng tài chính của Tổng Giáo phận có giới hạn. Hạn mức sẽ được xây dựng và điều chỉnh hằng năm. Vì thế, các đơn thư xin hỗ trợ tài chính phải được gửi về Toà Giám mục trước sáu tháng. Việc giải quyết các đơn thư xin hỗ trợ tài chính được chia thành hai đợt mỗi năm.
– Việc xét duyệt hỗ trợ tài chính được thực hiện theo năm, nên các dự án chưa được phê duyệt của năm trước thì có thể được phê duyệt cho năm sau mà không phải làm lại đơn, nếu dự án còn cần tới sự hỗ trợ từ Toà Giám mục.
– Hội đồng Kinh tế sẽ chịu trách nhiệm thẩm định, lựa chọn dự án được hỗ trợ tài chính và trình Đức Giám mục phê duyệt.
Các thủ tục khác
921. Các thủ tục khác, liên quan tới chuyên môn của các Uỷ ban do Đức Giám mục uỷ nhiệm, sẽ do chính các Uỷ ban quy định và hướng dẫn chi tiết như: thủ tục xin cấp phép xây dựng, thủ tục xin gia nhập lớp ơn gọi, thủ tục xin Chầu Thánh Thể thay mặt Địa phận, thủ tục xin thiết lập một hội đoàn công…
II. VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ
922. Công tác văn thư là việc làm quan trọng, một mặt đảm bảo cho việc lưu trữ văn bản, tài liệu như một thứ tài sản quý giá, mặt khác việc này phản ánh đời sống đức tin và lịch sử Giáo phận.
923. Vì thế, mọi hoạt động hành chính (xin lịch mục vụ, đề nghị, dự án, dự toán kinh phí, xin phép xây dựng…) cần được thể hiện bằng văn bản, để cho hoạt động hành chính được thống nhất và tiện lợi; cũng như để các hoạt động ấy được lưu giữ cho tương lai.
A. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn phòng
924. Văn phòng Toà Tổng Giám mục là nơi tiếp nhận các văn bản, tài liệu đến và đi, tổ chức phân loại, sắp xếp, chuyển tới các vị hữu trách, soạn thảo văn bản theo chỉ đạo của Đức Giám mục Giáo phận và trả kết quả cho các tổ chức và cá nhân liên quan.
925. Với cấp Giáo phận, Cha Chánh Văn phòng (Chưởng ấn) là người đứng đầu chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối công việc hằng ngày của văn phòng. Nếu khối lượng công việc lớn và cần nhân sự chuyên môn về lãnh vực văn thư và lưu trữ, ngài có thể xin Đức Giám mục bổ nhiệm một số vị cùng làm việc với ngài. Khi đó, cơ quan bao gồm những người làm việc liên quan tới công tác văn thư lưu trữ được gọi chung là Văn phòng Toà Tổng Giám mục.
926. Cấp giáo hạt, cha Hạt trưởng trang bị, sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ lưu trữ riêng cho giáo hạt và sẽ bàn giao cho cha Hạt trưởng mới khi mãn nhiệm.
927. Với văn phòng cấp giáo xứ, chính cha xứ là người trực tiếp đảm nhận vai trò này. Ngài có nhiệm vụ quan tâm lưu trữ tất cả mọi giấy tờ, sổ sách liên quan đến giáo xứ.
928. Văn phòng được chia thành hai bộ phận: Bộ phận Văn thư và Bộ phận Lưu trữ.
– Công tác văn thư được hiểu là hoạt động tiếp nhận văn bản, tài liệu đến-đi, soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Văn khố; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư (trực thuộc Tòa Tổng Giám Mục, Ủy ban, giáo xứ, giáo họ…)
– Công tác lưu trữ là hoạt động thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Văn khố, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động từ lưu trữ cơ quan (trực thuộc Tòa Tổng Giám Mục, Ủy ban, giáo xứ, giáo họ…).
B. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng Toà Tổng Giám mục
929. Văn phòng Toà Tổng Giám mục có trách nhiệm soạn thảo một quy định chung, để hướng dẫn hoạt động công tác văn thư lưu trữ trong toàn Giáo phận:
– Quy định về mẫu sổ sách, giấy tờ.
– Quy định về thủ tục hành chính và bổ sung thủ tục nhằm đáp ứng nhu cầu trong hoạt động thực tiễn.
– Quy định về kỹ thuật văn bản hành chính.
– Tiếp nhận và xử lý công văn đến.
– Soạn thảo và gửi công văn đi.
– Lập hồ sơ và lưu trữ.
– Cập nhật và đưa các ứng dụng công nghệ vào trong hoạt động văn phòng, như tạo lập các văn bản điện tử, số hoá tài liệu và lưu trữ nhằm tạo sự tiện dụng trong hoạt động.
Văn phòng các uỷ ban và các giáo xứ
930. Dựa vào quy định chung về hoạt động văn thư lưu trữ của Văn phòng Toà Tổng Giám mục, các văn phòng của các uỷ ban, các giáo xứ, các hội đoàn… tổ chức xây dựng hệ thống văn bản, tư liệu cũng như việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ cho phù hợp, để thủ tục hành chính, văn thư và lưu trữ được thống nhất trong toàn Tổng Giáo phận.
C. Nhân sự trong hoạt động văn thư và Văn khố
931. Tuyệt đối tuân thủ theo hướng dẫn của Giáo luật cũng như các quy định của Giáo phận trong hoạt động chuyên môn văn thư lưu trữ.
932. Phải là những người có đức tính cẩn trọng, tuyệt đối giữ bí mật đối với thông tin văn bản và sổ sách giấy tờ mà mình được tiếp cận.
933. Phải là người có chuyên môn, để hoạt động của văn phòng được ngăn nắp, khoa học và tiện dụng.
III. HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
A. Văn khố của Toà Tổng Giám mục
Văn khố chung
934. Lưu trữ các văn bản, tài liệu liên quan đến các công việc đạo, đời của Giáo phận và các giáo xứ488.
935. Lưu giữ bản sao của các văn bản tài liệu thuộc Nhà thờ Chính Toà, các nhà thờ hiệp đoàn, các nhà thờ giáo xứ và các nhà thờ khác trong lãnh thổ của Giáo phận (phòng khi thiên tai, hoả hoạn, thất lạc…). Các sổ sách của giáo xứ phải được ghi làm hai bản, một bản giữ tại Văn khố riêng, bản thứ hai được gửi về Văn khố Toà Tổng Giám mục489.
936. Phải lập một bản kê khai hay một danh mục các tài liệu có trong Văn khố, với một bản tóm lược ngắn gọn của mỗi tài liệu490.
937. Chỉ có Giám mục và Chưởng ấn mới được giữ chìa khoá của Văn khố. Tất cả những trường hợp khác cần có phép của Giám mục, hoặc phép của Giám đốc Giáo phủ cùng với Chưởng ấn thì mới được vào Văn khố, hoặc rút một tài liệu nào ra491.
938. Trong thời gian trống toà, những người tạm thời lãnh đạo Giáo phận, “cấm các vị ấy và bất cứ ai khác không được tự mình hay nhờ người khác lấy hoặc huỷ bất cứ tài liệu nào của Toà Giám mục, hoặc sửa đổi những tài liệu ấy”492.
Văn khố mật
939. Lưu trữ những văn kiện nào cần giữ bí mật (do Đức Giám mục quyết định)493.
940. Một mình Đức Giám mục giữ chìa khoá của Văn khố mật494.
941. Những án từ điều tra và những Sắc lệnh của Đấng Bản quyền để khởi sự hoặc kết thúc cuộc điều tra, cũng như tất cả những tài liệu có trước cuộc điều tra, phải được lưu trữ trong Văn khố mật của Toà Giám mục, nếu không cần thiết cho việc tố tụng hình sự495.
942. Danh sách các ứng viên có khả năng làm Giám mục496.
943. Danh sách người đứng ra quản trị Giáo phận khi cản toà497.
944. Chuẩn ngăn trở hôn phối ở toà trong498.
945. Hôn phối cử hành kín đáo499.
946. Hằng năm, phải huỷ bỏ những tài liệu về các vụ án hình sự liên quan đến phẩm hạnh của những can phạm đã chết; hoặc đã kết thúc bằng một bản án xử phạt đã được mười năm500.
947. Trong khi Toà khuyết vị, không được mở Văn khố mật hoặc tủ mật, trừ trường hợp thật sự cần thiết, do Giám quản Giáo phận đích thân mở501.
948. Không được lấy các tài liệu ra khỏi văn khố mật hoặc tủ mật502.
Văn khố lịch sử
949. Lưu trữ những tài liệu cổ xưa503.
950. Những tài liệu ít sử dụng tới, hoặc chỉ dành cho nghiên cứu.
951. Đức Giám mục sẽ đưa ra luật riêng sau thời gian bao lâu thì các tài liệu phải được di chuyển từ Văn khố chung sang Văn khố lịch sử, cũng như sau thời hạn bao lâu thì mới được mở ra cho các học giả đến tham cứu504.
Về Văn khố các uỷ ban, giáo xứ, giáo họ
952. Các giáo xứ, giáo họ buộc phải gửi về Văn khố Toà Giám mục:
– Sổ Rửa tội, sổ Thêm sức, sổ Tài chính hằng năm;
– Biên bản bàn giao giáo xứ;
– Bản tuyên xưng đức tin và thề hứa trung thành khi nhận một giáo vụ hay nhiệm sở;
– Hồ sơ về xây dựng cơ bản: Nhà thờ, nhà xứ, nhà mục vụ, nhà giáo lý, tượng đài…;
– Hồ sơ về đối ngoại (chính quyền, các cơ quan quốc tế); hồ sơ về giải quyết khiếu nại…;
– Hồ sơ kế hoạch, tổng kết, thống kê: Hồ sơ xây dựng dự án, chương trình, mục tiêu, báo cáo.
953. Các uỷ ban cần gửi về Văn khố Toà Tổng Giám mục:
– Danh sách nhân sự hằng năm;
– Sổ thu chi;
– Dự thảo kế hoạch hoạt động theo tháng hoặc năm;
– Các chương trình đại hội;
– Bản tổng kết hoạt động trong năm.
954. Các uỷ ban cũng cần tạo lập một văn khố riêng, trong đó lưu trữ toàn bộ hồ sơ, giấy tờ liên quan tới hoạt động hành chính của uỷ ban.
955. Các giáo xứ phải có một văn khố giáo xứ, lưu giữ toàn bộ sổ Bí tích, văn bản, giấy tờ liên quan tới tài sản, tài chính kinh tế, bất động sản, hoạt động hành chính… của giáo xứ và chỉ cha xứ và những người được cha xứ chỉ định mới có quyền tra cứu.
956. Khi Đức Giám mục kinh lý theo Giáo Luật505, ngài sẽ xem xét toàn bộ hoạt động văn thư lưu trữ nói riêng, đời sống đức tin và việc mục vụ của cha xứ nói chung.
———————————
487. x. Giáo luật, đ. 1071 §1.
488 x. Giáo luật, đ. 486 §1.
489. Ibids., đ. 491 §1.
490. Ibids., đ. 486 §3. 491 Ibids., đ. 487-488.
491. Ibids., đ. 487-488.
492. Ibids., đ. 428 §2. 493 Ibids., đ. 1719.
493. Ibids., đ. 1719.
494. Ibids., đ. 490 §1. 495 Ibids., đ. 1719.
495. Ibids., đ. 1719.
496. Ibids., đ. 377 §2.
497. Ibids., đ. 413 §1.
498. Ibids., đ. 1082.
499 Ibids., đ. 1133.
500. Ibids., đ. 489 §2.
501 Ibids., đ. 490 §2.
502 Ibids., đ. 490 §3.
503 Ibids., đ. 491 §2.
504 Ibids., đ. 491 §3.
505 x. Giáo luật, đ. 396
Nguồn: tonggiaophanhanoi.org
